-Rangkuman Materi-
Hai guys~
Gue balik lagi nih, kali ini gue bakal ngeshare rangkuman dan kesimpulan dari mata kuliah Manajemen Layanan Sistem Informasi.
Untuk melengkapi tugas yang diberikan oleh Dosen yang gue sangat cintai /lope lope diudara/
THE
SERVICE LIFECYCLE
Service
Strategy
Strategi
Layanan atau Service Strategy merupakan
inti serta bagian pertama dari Siklus Layanan ITIL (ITIL Service Lifecycle), di mana memberikan panduan kepada
pengimplementasi ITSM bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sekedar
sebagai sebuah kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta
mengoperasikan layanan TI), tetapi juga sebagai aset strategis perusahaan.
Berikut tahapan pada service strategy.
1.
Strategy Management
for IT Services
Untuk menilai penawaran penyedia layanan,
kemampuan, pesaing serta ruang pasar saat ini dan potensi untuk mengembangkan
strategi untuk melayani pelanggan.
2.
Demand Management
Untuk memahami dan mengantisipasi permintaan
pelanggan untuk layanan.
3.
Service Portfolio
Management
Untuk memastikan bahwa penyedia layanan memiliki
campuran yang tepat untuk memenuhi hasil bisnis yang diperlukan pada tingkat
yang sesuai investasi.
4.
Financial Management
Untuk mengelola persyaratan penganggaran,
akuntansi penyedia layanan.
5.
Business Relationship
Management
Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan yang
ada dan memastikan bahwa layanan yang tepat dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan tersebut.
Tujuan
Strategi layanan dari setiap penyedia layanan harus
didasarkan atas dasar pengakuan bahwa pelanggan tidak membeli produk, mereka
membeli kepuasan dari kebutuhan khusus. Oleh karena itu, untuk menjadi sukses,
layanan yang disediakan harus dapat dirasakan oleh pelanggan untuk memberikan
nilai yang cukup.
Empat P dalam
Strategi
1.
Perspective : visi dan arah yang
berbeda
2.
Position : dasar di mana penyedia
layanan akan bersaing
3.
Plan : bagaimana penyedia akan
mencapai visi mereka.
4.
Pattern : cara mendasar untuk
melakukan hal ‐ pola khas dalam keputusan dan tindakan dari waktu ke
waktu.
Nilai Layanan
Didefinisikan dalam istilah sebagai manfaat bisnis
yang dirasakan pelanggan, dan merupakan kombinasi dari dua komponen yaitu
utilitas layanan dan garansi layanan.
Jenis Penyedia
Layanan
1.
Tipe I : untuk memberikan layanan kepada satu
khusus unit bisnis.
2.
Tipe II : melayani beberapa unit bisnis dalam
organisasi yang sama.
3.
Tipe III : beroperasi sebagai penyedia layanan
eksternal melayani beberapa pelanggan eksternal.
Service Design
Service atau layanan adalah suatu cara mengantarkan
nilai (value) kepada pelanggan dengan memfasilitasi tercapainya outcome bagi
pelanggan tanpa terlibat atas kepemilikian biaya dan risiko tertentu.Desain
adalah suatu proses untuk membuat suatu nilai bagi manusia.Service design
adalah suatu upaya menginovasi atau memperbaiki layanan yang sudah ada untuk
membuatnya lebih berguna, dapat digunakan, diinginkan pelanggan, efisien serta
efektif bagi organisasi.
Service design bertujuan sebagai berikut :
• Mendesain service untuk
memenuhi sasaran-sasaran bisnis
• Mendesain service yang
mudah untuk dibangun dengan efisien
• Mendesain proses yang
efektif dan efisienMengidentifikasi dan mengelola resiko
Ada pun proses-proses
service design dapat dijabarkan sebagai berikut :
• Manajemen Katalog
layanan;
• Manajemen tingkat
layanan;
• Manajemen kapasitas;
• Koordinasi Desain;
• Manajemen Ketersediaan;
• IT manajemen
kelangsungan pelayanan;
• Manajemen keamanan
informasi;
• Manajemen Pemasok.
Manfat bisnis yang
membantu untuk menggarisbawahi pentingnya dalam desain layanan baru dan
berubah. Ini adalah sebagai berikut:
• Layanan biaya rendah
karena dukungan dan peningkatan yang lebih rendah biaya, yang mengarah untuk
menurunkan total biaya kepemilikan (TCO).
• Layanan yang secara
konsisten memberikan tingkat yang diperlukan kualitas dan keselarasan untuk
bisnis dan kebutuhan pelanggan.
• Lebih cepat dan lebih
mudah pengenalan layanan baru dan perubahan.
• Tata kelola yang lebih baik untuk memastikan kepatuhan terhadap
aturan hukum dan perusahaan dan pedoman.
•
Kemampuan pengukuran yang lebih baik untuk mendukung pengambilan
keputusan dan terus-menerus perbaikan.
Adapun manfaat dari ITIL
dengan menyediakan pendekatan sistematis untuk manajemen layanan TI, ITIL dapatmembantu
sebuah perusahaan dalam cara berikut:
•
Mengurangi biaya
•
Peningkatan layanan TI melalui penggunaan proses-proses praktek terbaik
yangtelah terbukti
•
Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pendekatan yang lebih
profesional untuk pelayanan standar dan pedoman
Kesimpulan
:
Service atau layanan adalah
suatu cara mengantarkan nilai (value) kepada pelanggan dengan memfasilitasi
tercapainya outcome bagi pelanggan tanpa terlibat atas kepemilikian biaya dan
risiko tertentu. Desain adalah suatu proses untuk membuat suatu
nilai bagi manusia. Service design adalah suatu upaya menginovasi
atau memperbaiki layanan yang sudah ada untuk membuatnya lebih berguna, dapat
digunakan, diinginkan pelanggan, efisien serta efektif bagi organisasi.
-Service
Transition-
Konsep
:
Pengertian
Dan Tujuan Service Transition
• Service
transition adalah tahapan merealisasikan/mengimplementasikan hasil
tahapan service design menjadi layanan baru atau modifikasi layanan
sebelumnya.
• Tujuan
service transition : memastikan layanan baru/termodifikasi/retired
services benar-benar memenuhi harapan bisnis seperti telah terdokumentasi dalam
service strategy dan service design.
Perubahan
(Change) Dan Jenis-Jenis Perubahan
Perubahan
(Change) mencakup penambahan, modifikasi, atau penghilangan apapun
yang dapat mempengaruhi
layanan TI.
Jenis-Jenis
Perubahan :
• Standard
change
• Emergency
change
• Normal
change
Change
Models
Urutan
langkah-langkah standar yang sudah ditetapkan dan disetujui sebelumnya
(predefined steps) untuk menjalankan sebuah perubahan dengan jenis tertentu
(yakni standard change).
Request
For Change (RFC)
Sebuah
dokumen/proposal resmi untuk mengajukan sebuah perubahan, didalamnya mencakup
detail perubahan yang akan dibuat.
Proposal
Perubahan (Change Proposal)
Dokumen yang
berisi deskripsi umum rencana perubahan besar atau sistem baru, disertai dengan
business case dan jadwal implementasinya.
Change
Advisory Board (CAB)
Sebuah
tim/kelompok/lembaga yang berwenang memberikan autorisasi terhadap sebuah
perubahan dan membantu change management dalam menilai dan melakukan
prioritisasi perubahan yang akan dilakukan.
Configuration
Item (CI)
Komponen-komponen
atau sebuah aset layanan yang perlu untuk dikelola dalam rangka penyediaan
sebuah layanan TI.
Configuration
Management System (CMS)
Sebuah
software untuk mengakses dan menghubungkan data-data CI yang telah tersimpan di
Configuration Management Databases (CMDBs).
Service
Knowledge Management System (SKMS)
Sebuah tool
(aplikasi) dan basis data sebagai tempat mengelola pengetahuan, informasi,
dan data layanan TI.
Configuration
Baseline
Standar
konfigurasi sebuah aset TI yang telah disetujui secara formal. Perubahan
terhadap configuration baseline ini harus melalui prosedur standar perubahan,
misalnya melalui dokumen request for change (RFC).
Snapshots
Potret/catatan
konfigurasi sebuah aset TI pada saat tertentu. Hasil sebuah evaluasi terhadap
sebuah aset TI tertentu dan dibandingkan dengan configuration baseline.
Definitive
Media Library (DML)
Adalah tempat
atau lokasi dimana kita menyimpan semua software-software resmi/licensed
beserta dokumen-dokumen resminya secara aman.
Release
Adalah satu atau
lebih perubahan pada satu layanan TI yang dibangun, diuji, dan
diimplementasikan bersama-sama. Dapat juga mencakup aktivitas-aktivitas
perubahan pada hardware, software dan komponen lainnya.
Release
Policy
Sekumpulan
aturan untuk melakukan deployment sebuah release ke lingkungan kerja
sebenarnya, berisi pilhan-pilihan skenario yang dipilih menyesuaikan dengan
analisis urgency dan dampaknya. Umumnya dirumuskan dan disetujui oleh change
manager, termasuk didalamnya pengelompokkan paket-paket release.
Proses
:
1 Change Management
Aktivitas-aktivitas
proses change management :
•
Membuat dan mencatat RFC
•
Me-review RFC
•
Menilai dan mengevaluasi perubahan
2 Service
Asset And Configuration Management (SACM)
Aktivitas-aktivitas
SACM :
• Manajemen
dan perencanaan
• Identifikasi
konfigurasi
• Kontrol konfigurasi
3 Release
And Deployment Management
Aktivitas-aktivitas
and Deployment Management :
• Perencanaan
• Pembangunan
dan pengujian paket release
• Deployment
4 Knowledge
Management
Aktivitas-aktivitas
knowledge management :
• Strategi
manajemen pengetahuan
• Transfer
pengetahuan
• Pengelolaan
data, informasi dan pengetahuan
5 Transition
Planning And Support
Kegiatan
transisi layanan sering dilakukan sebagai proyek, atau merupakan bagian dari
proyek-proyek lain sehingga membutuhkan
koordinasi terhadap semua aktivitas-aktivitas yang ada.
-Service
Operation-
Merupakan operasi layanan yang
bertanggung jawab untuk memanfaatkan proses untuk memberikan layanan kepada
pengguna dan pelanggan.
Contoh kebutuhan IT yang tiap
hari ada :
- Kebutuhan akan peralatan, misalnya: printer,
scanner, laptop dll
- Kebutuhan akan layanan jaringan, misalnya: akses
internet menggunakan kabel, akses internet menggunakan wifi
- Kebutuhan aplikasi, misalnya: reset password, bug
aplikasi dll
Prinsip
:
1. Event
Management
Menggambarkan
satuan terkecil dari suatu layanan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi
informasi.
2. Incident
Management
Proses yang
berkaitan dengan tata cara penanganan insiden yang dapat terjadi di tengah-tengah
operasional bisnis perusahaan.
3. Request
Fulfillment
Berhadapan
langsung dengan aktivitas pemenuhan terhadap permintaan pengguna terhadap
layanan teknologi informasi.
4. Problem
Management
Berkaitan
langsung dengan kemampuan perusahaan dalam menangani berbagai isu atau problem
lapangan yang terkait dengan layanan teknologi informasi.
5. Access
Management
Proses untuk
memastikan setiap individu, kelompok, dan unit perusahaan dapat mengakses data
dan informasi secara aman serta sesuai dengan hak/wewenang aksesnya.
Fungsi
:
1. Service
Desk Function
Suatu fungsi
organisasi menerima keluhan, masukan, laporan, dan layanan lainnya terkait
dengan penerapan teknologi informasi.
2. Technical
Management Function
Suatu fungsi
organisasi yang senantiasa memastikan berbagai hal teknis terkait dengan
operasional teknologi informasi dan komunikasi berjalan dengan lancar.
3. IT
Operation Managemnet Function
Suatu fungsi
organisasi yang bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan layanan
teknologi informasi sehari-hari.
4. Application
Management Function
Suatu fungsi
organisasi yang mengelola aset aplikasi dan software agar selalu berfungsi
seharusnya sebagaimana diinginkan.
Tujuan
:
Tujuan dari layanan operasi untuk
mengatur dan melakukan kegiatan serta proses yang diperlukan untuk memberikan
layanan kepada pengguna bisnis pada tingkat yang disepakati layanan.
Layanan
Operasi adalah tindakan balancing. Ini bukan hanya soal melaksanakan proses hari
ke hari. Ada dinamis ‘perdebatan’ yang berlangsung pada empat tingkat. Ini
dikenal sebagai “Four Balances of Service Operation” :
1.
Internal
IT View Versus External Business View
Individu atau tim yang
bertanggung jawab untuk menjalankan komponen tertentu mungkin tidak mengerti
bagaimana komponen mereka cocok dengan keseluruhan pengiriman layanan tertentu.
2. Stability
Versus Responsiveness
Perubahan sering menjadi penyebab
insiden dan hilangnya ketersediaan, sehingga mungkin tergoda untuk membatasi
jumlah perubahan dalam rangka untuk meningkatkan stabilitas layanan.
3. Quality of Service versus Cost of
Service
Untuk meningkatkan kualitas
layanan IT selagi mengendalikan biaya, tekanan pembiayaan yang intens dapat
berujung pada penurunan tingkat dalam layanan dengan lebih banyak kegagalan
dalam kurangnya dukungan.
4. Reactive
versus proactive
Organisasi yang kelewat proaktif
akan memprediksikan beberapa hal akan gagal dan melakukan upaya untuk mencegah
situasi. Terlebih lagi organisasi dapat terus-menerus mengganti dan menggunakan
perubahan yang tidak perlu.
-Continual Service Improvement-
Peningkatan
layanan berkelanjutan (continual
service improvement / CSI)
proses-proses
yang direkomendasikan untuk mengevaluasi dan meningkatkan kualitas layanan TI
guna menyesuaikan perubahan kebutuhan-kebutuhan bisnis yang didukung layanan TI.
Tujuan
CSI terus-menerus
menyelaraskan layanan-layanan TI dengan perubahan kebutuhan bisnis dengan
mengidentifikasi dan melakukan perbaikan layanan-layanan TI yang mendukung
proses-proses bisnis.
Manfaat
CSI bagi organisasi:
1. Peningkatan
bertahap dan terus-menerus, khususnya dalam hal kualitas layanan dan ketepatan
biaya
2. Memastikan
layanan-layanan TI senantiasa sinergis dengan bisnis
3. Peningkatan
efisiensi biaya, waktu, dan sumberdaya
4. Identifikasi
peluang-peluang perbaikan dan peningkatan
5. Memenuhi
permintaan tingkat kualitas layanan
6. Menciptakan
kekuatan berkompetisi
ITIL
merekomendasikan 3 metode atau pendekatan, yaitu:
1. Siklus
deming
Siklus
deming merekomendasikan perubahan perbaikan dilaksanakan tidak sekaligus, namun
melalui peningkatan tahapan-tahapan kecil yang terus-menerus, melalui
tahapan-tahapan: Plan-Do-Check-Act
2. CSI
approach
ITIL
merekomendasikan manajemen TI melibatkan unit/departemen bisnis dalam mengambil
keputusan inisiatif perbaikan apa yang harus dilakukan yang paling memberikan
keuntungan lebih bagi bisnis
3. 7
step improvement process
Proses yang memberikan
panduan langkah demi langkah untuk mengidentifikasi, menentukan, memproses,
menganalisis, menampilkan, dan mengimplementasikan perbaikan-perbaikan
Meliputi:
1. Analisis
unjuk kerja dan kemampuan layanan
2. Proses-proses
3. Partner
/ supplier
4. Teknologi
Tahapan
CSI membutuhkan setidaknya peran berikut ini:
1. CSI
manager
Penanggung jawab utama
semua hal terkait inisiatif perbaikan/peningkatan layanan TI
2. Reporting
analyst
Bertanggung jawab
melakukan aktivitas mereview data unjuk kerja layanan dan menganalisis tren
3.
Process manager
Bertanggung jawab
merencanakan dan mengkoordinasi semua aktivitas manajemen proses
4. Process
owner
Bertanggung jawab
memastikan sebuah proses benar-benar cocok sesuai tujuannya